Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu, giấy tờ, chứng từ là loại văn bản được thực hiện để xác nhận việc bàn giao các loại tài liệu, hồ sơ, giấy tờ, chứng từ giữa các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có liên quan trong quá trình giao dịch thương mại, mua bán hàng hoá, tư vấn, giám sát, thi công... Loại biên bản này là cơ sở để ghi nhớ quá trình trao đổi hồ sơ, tài liệu giữa 02 bên nhằm tránh những tranh chấp có thể xảy ra.

Sự trao đổi hồ sơ, giấy tờ liên quan đến các hoạt động giao dịch thương mại, mua bán, tư vấn... cần được xác lập thành văn bản rõ ràng và có chữ ký xác nhận của đại diện các bên để làm căn cứ giải quyết các vấn đề tranh chấp xảy ra nếu có. Biên bản này có thể được lập và ký xác nhận bởi nhân viên văn phòng phụ trách về giấy tờ hành chính hoặc nhân viên các phòng ban/bộ phận liên quan đến giấy tờ, tài liệu, chứng từ bàn giao.

Cần căn cứ vào tình hình thực tế theo yêu cầu bàn giao hồ sơ của mỗi bên mà thiết lập biên bản bàn giao với các chi tiết cụ thể về thông tin 02 bên giao nhận cũng như chi tiết về nội dung giấy tờ, chứng từ, tài liệu thực hiện chuyển giao. Hoặc bạn cũng có thể tải miễn phí file Word của mẫu biên bản bàn giao này từ thư viện 1001 Mẫu Văn Bản của ViecLamVui - cổng thông tin việc làm trực tuyến nhận được nhiều sự tín nhiệm từ cộng đồng nhà tuyển dụng và người tìm việc hiện nay. Với nội dung chuẩn đầy đủ thông tin và tiện chỉnh sửa, bạn có thể sử dụng mẫu ngay mà không mất thời gian soạn thảo.

Download ngay

• Đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết: Để làm căn cứ cho các vấn đề có liên quan đến quan hệ hợp tác kinh doanh, giao dịch giữa các bên, việc làm biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu phải luôn đảm bảo có đủ các thông tin gồm: thời gian giao nhận hồ sơ; chi tiết tên công ty, địa chỉ, điện thoại, người đại điện, chức vụ của bên giao và bên nhận; chi tiết hồ sơ, tài liệu, chứng từ, giấy tờ giao nhận; sự xác nhận của các bên liên quan.
• Ghi rõ chi tiết về thông tin hồ sơ, tài liệu, giấy tờ, chứng từ thực hiện giao nhận: Có nhiều loại giấy tờ hồ sơ sẽ có nội dung hoặc phiên bản tương tự nhau, vì vậy để tránh nhầm lẫn khi giao nhận, biên bản cần ghi rõ các chi tiết về tên, loại, số, ký hiệu, ngày, tháng, năm, số tờ và trích yếu nội dung tài liệu, đặc điểm (bản chính, photo…) của loại hồ sơ, tài liệu được bàn giao. Đây chính là điểm quan trọng để có thể truy cứu lại trách nhiệm của các bên liên quan khi có vấn đề tranh chấp xảy ra.
• Tính chính xác của thông tin: Biên bản bàn giao hồ sơ sẽ là một trong các cơ sở để xem xét trách nhiệm, bảo vệ quyền lợi của mỗi bên khi có vấn đề xảy ra trong các quan hệ hợp tác thương mại, mua bán hàng hoá, tư vấn... Vì vậy, thông tin trong biên bản bàn giao cần đảm bảo tính chính xác về mọi mặt để có thể xác định rõ trách nhiệm của từng bên khi có tranh chấp.
• Ký xác nhận rõ ràng: Bên giao và bên nhận phải ký chữ ký và ghi rõ họ tên của mình lên từng bản của biên bản bàn giao hồ sơ. Các biên bản có chữ ký photo thường không đảm bảo về mặt pháp lý.
• Ghi rõ số bản của biên bản bàn giao hồ sơ được lập: Biên bản bàn giao hồ sơ phải được giao cho bên giao và bên nhận là bản chính có nội dung và giá trị tương đương nhau, không sử dụng bản photocopy. Vì vậy, thông thường biên bản bàn giao này cần được lập thành 02 bản như nhau, được 02 bên ký xác nhận đầy đủ trên cả 02 bản và sẽ giao cho mỗi bên giữ 01 bản. Thông tin này cũng cần thể hiện rõ trong biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu, giấy tờ, chứng từ.