Biên bản cấn trừ công nợ là một trong các biểu mẫu được sử dụng khá phổ biến trong quá trình hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp hiện nay. Biên bản cấn trừ công nợ hay bù trừ công nợ được lập giữa hai đơn vị thực hiện giao dịch mua bán với nhau và cung cấp hàng hóa lẫn nhau, khi đó các đối tượng vừa là người bán đồng thời cũng là người mua sẽ lập biên bản bù trừ công nợ để cấn trừ cho nhau. 

Để theo dõi việc thực hiện bù trừ công nợ giữa hai bên và hoàn thiện sổ sách chứng từ trong quản lý kế toán làm căn cứ giải trình với cơ quan thuế sau này, cũng như đảm bảo quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài giữa các bên, biên bản này cần được lập một cách minh bạch với thông tin chi tiết của đôi bên và nội dung cấn trừ công nợ rõ ràng, chính xác.

Để thực hiện biên bản cấn trừ công nợ được đầy đủ thông tin, bạn có thể tham khảo mẫu biên bản sau đây nhé. Được soạn thảo với nội dung chuẩn, file Word dễ sử dụng và dễ chỉnh sửa, nên các bạn nhân viên kế toán có thể tải mẫu về máy hoàn toàn không mất phí và sử dụng ngay cho công việc thật hiệu quả mà lại không phải mất nhiều thời gian soạn thảo.

Download ngay

Biên bản cần đầy đủ thông tin, rõ ràng, minh bạch: Khi lập biên bản cấn trừ công nợ, cần ghi rõ các thông tin trên biên bản bao gồm:

• Thông tin ngày tháng năm lập biên bản: Ghi chi tiết về thời gian thực hiện thoả thuận cấn trừ công nợ để làm căn cứ cho những tranh chấp hoặc kiện tụng xảy ra.
• Thông tin của hai bên liên quan: Thông tin của hai bên liên quan phải được thể hiện rõ ràng để xác minh chính xác danh tính người chịu trách nhiệm trước pháp luật khi xảy ra tranh chấp.
• Nội dung chi tiết: Ghi rõ việc Bên A hoặc Bên B còn nợ số tiền là bao nhiêu đối với bên còn lại và số tiền này sẽ được cấn trừ theo thoả thuận như thế nào. Nội dung này cần trình bày một cách dễ hiểu để làm căn cứ trước pháp luật.
• Chữ ký xác nhận: Biên bản này cần phải có chữ ký xác nhận trực tiếp của các bên vì biên bản cấn trừ công nợ sẽ có giá trị về mặt pháp lý để làm bằng chứng bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên khi có vấn đề tranh chấp xảy ra phải xử lý theo pháp luật.

Văn phong biên bản: Cần phải viết đủ ý, rõ ràng và mạch lạc. Các ý nên tách rời nhau để người đọc dễ hiểu và hiểu đúng nội dung biên bản. Số tiền trong biên bản phải thể hiện chính xác đến từng chữ số vì nó liên quan đến lợi ích của mỗi bên. Không được sử dụng từ ngữ địa phương trong biên bản để tránh những hiểu lầm không đáng có.

Hình thức trình bày: Nên tuân theo đúng chuẩn của văn bản hành chính về phông chữ, căn lề trong văn bản. Trình bày cần theo bố cục từng phần dễ nhìn, sạch sẽ, câu từ chính xác, từ ngữ đúng chính tả. Tuyệt đối không gạch xoá, sửa chữa đối với loại biên bản có tính chất quan trọng về mặt kế toán như vậy. Gạch xoá, tẩy sửa sẽ làm biên bản mất đi giá trị pháp lý, nên nếu có làm sai thì hãy bỏ biên bản đó đi và thay bằng một biên bản cấn trừ công nợ mới.