Biên bản đối chiếu công nợ là biên bản được xác lập làm căn cứ để kiểm tra tình trạng thanh toán tiền hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ giữa bên mua và bên bán. Biên bản này nhằm mục đích đối chiếu số dư, việc thanh toán công nợ giữa các bên giúp cho kế toán kiểm soát được tình hình thanh toán giữa bên mình với nhà cung cấp, giữa khách hàng với doanh nghiệp mình trong quá trình thực hiện các hợp đồng thương mại, hợp đồng mua bán, hợp đồng hợp tác, hợp đồng cung ứng dịch vụ...

Biên bản này rất quan trọng trong việc quản lý hoạt động kinh doanh của công ty, doanh nghiệp đồng thời liên quan đến các hoạt động kê khai thuế, quyết toán thuế với cơ quan nhà nước. Biên bản đối chiếu công nợ còn giúp công ty, doanh nghiệp có thể nắm bắt tình hình các khoản nợ trong kỳ hạn thực hiện nghĩa vụ, đồng thời phân loại các nhóm khoản nợ. Từ đó, đưa ra biện pháp xử lí công nợ đến bước xử lý theo quy định pháp luật hiện hành.

Trên thực tế, quan hệ hợp tác giữa các bên mua và bán thường được xác lập thành các hợp đồng thể hiện qua các tên gọi khác nhau như: hợp đồng hợp tác, hợp đồng mua bán, hợp đồng thương mại, hợp đồng cung ứng dịch vụ,… và đều có thể phát sinh công nợ trong quá trình thực hiện hợp đồng. Chính vì vậy, việc thực hiện biên bản đối chiếu công nợ là công việc bắt buộc và có ý nghĩa rất lớn trong công tác kế toán của các tổ chức, công ty, doanh nghiệp.

Để thực hiện biên bản đối chiếu công nợ chính xác nhất theo quy định kế toán, bạn có thể tham khảo mẫu sau đây của ViecLamVui nhé. Với nội dung mẫu được dựng sẵn chi tiết trên file Word, các bạn đang đảm nhận vị trí việc làm kế toán tại các công ty, doanh nghiệp có thể tải mẫu hoàn toàn miễn phí và sử dụng ngay để thực hiện một biên bản đối chiếu công nợ hoàn chỉnh với các khách hàng, đối tác của mình thật nhanh chóng, dễ dàng, hiệu quả cho công việc.

Download ngay

➤➤➤ Xem thêm: Mẫu biên bản đối chiếu công nợ tiếng Anh

Đầy đủ thông tin: Một biên bản đối chiếu công nợ hoàn chỉnh và có thể đảm bảo các quyền và nghĩa vụ chính đáng của các bên cần có đầy đủ những thông tin chi tiết như sau:

• Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ của từng bên;
• Ngày tháng, thời điểm đối chiếu số dư;
• Chi tiết tình hình thanh toán, số dư còn phải thanh toán;
• Kết luận về số dư tại thời điểm đối chiếu;
• Xác nhận của các bên.

Những giấy tờ cần gửi kèm biên bản đối chiếu công nợ: Để tránh sai sót trong việc thiết lập biên bản đối chiếu công nợ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ chi tiết để kiểm tra và gửi đính kèm cho khách hàng, đối tác của mình như sau:

• Đối với công nợ phải thu: Thông báo công nợ/Sổ chi tiết công nợ phải thu để khách hàng kiểm tra, đối chiếu nếu có chênh lệch. Trường hợp có chênh lệch thì chỉnh sửa lại cho đúng với thực tế.
• Đối với công nợ phải trả: Sổ chi tiết công nợ phải trả để nhà cung cấp kiểm tra, đối chiếu nếu có chênh lệch. Trường hợp có chênh lệch thì chỉnh sửa lại cho đúng với thực tế.

Cần có chữ ký xác nhận biên bản đối chiếu công nợ đã gửi đến đúng đối tượng: Trong trường hợp gửi biên bản đối chiếu công nợ qua dịch vụ chuyển phát, cần gửi chuyển phát có đảm bảo để có bên thứ ba là bên chuyển phát chứng nhận là đã gửi cho đúng đối tượng, tránh tình trạng tỷ lệ phản hồi lại thấp do không gửi biên bản đối chiếu công nợ đến đúng người, đúng bộ phận, dẫn đến việc sai sót trong quản lý công nợ.

Lưu trữ biên bản đối chiếu công nợ: Phòng kế toán/bộ phận kế toán của công ty, doanh nghiệp cần thực hiện lưu trữ biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của khách hàng để phục vụ quyết toán báo cáo tài chính cuối năm của doanh nghiệp mình.